提出物の確認・承認・差し戻し

対象読者: 事務所の職員（全ロール） ゴール: 届いたファイルを確認し、承認 / 差し戻しを行い、依頼を完了まで進められること。

確認の流れ

取引先が提出 ─→ 確認待ち ─→ 承認 ──────────→ 全必須書類が承認 ─→ 完了にする
                    │
                    └─→ 差し戻し（理由を送信）─→ 取引先が再提出 ─→ 確認待ちへ戻る

届いたファイルは自動で「どの依頼の・どの書類項目か」に整理され、依頼詳細に確認待ちとして並びます。ホーム画面の「今日やること」にも確認待ちの件数が表示されるので、日々の起点はホームで構いません。

承認する

1. 左メニューの「回収」から対象の依頼を開きます。
2. 確認待ちの書類のファイルを開いて内容を確認します。
3. 問題なければ「承認」を押します。

差し戻す（再提出をお願いする）

1. 確認待ちの書類で「差し戻し理由」を入力します（例: 「金額のページが写っていませんでした」）。
2. 「差し戻し」を押します。

• 入力した理由はそのまま取引先に送信されます。取引先が読んで再提出できる、具体的で丁寧な文面にしてください。
• 取引先が再提出すると、その項目はふたたび確認待ちになります。

差し戻し時に送られる文面の定型部分は「返信文」画面で編集できます。

催促する（リマインド）

• 自動: 依頼詳細のリマインド設定で、期限に合わせた自動催促を設定できます。
• 手動: 依頼詳細の「催促を送る」で、その場で催促を送信できます。

催促は未提出の項目一覧・期限・提出リンクを添えて、取引先の LINE（連携済みの場合）に届きます。

完了にする

必須書類がすべて承認済みになると「完了にする」が押せるようになります。

• 完了は自動では行われません。追加の書類が発生する業務実態に合わせ、締めの判断は事務所側の操作としています。
• 完了すると取引先に「書類がすべて揃いました」のお礼通知が送られます。

宛先が分からないファイルが届いたら（受信トレイ）

連携前の取引先からのファイルなど、どの依頼か自動で判別できなかったものは受信トレイに入ります。

1. ホームの「今日やること」または受信トレイを開きます。
2. ファイルの内容と送り主を確認し、該当する依頼の書類項目に割り当てます。
3. 不要なもの（誤送信・営業メッセージ等）は破棄します。

よくある質問

Q. 承認を取り消せますか？ A. 承認後に誤りに気づいた場合は、その項目を差し戻してください。理由を添えれば取引先に再提出の案内が届きます。

Q. 同じ項目に複数のファイルが届きました。 A. 最新のファイルから順に確認できます。正しいものを承認してください。

Q. 取引先が期限を過ぎても提出してくれません。 A. 「催促を送る」で手動催促を送れます。それでも動きがない場合は、依頼詳細の提出リンクを電話やメールなど別の手段で直接案内するのが有効です。